Würth Group
Aufbau eines Compliance-Management-Systems

Hintergrund. 

Die Würth-Gruppe ist Weltmarktführer im Handel mit Montage- und Befestigungsmaterial. Sie besteht aus über 400 Gesellschaften in mehr als 80 Ländern, beschäftigt über 77.000 MitarbeiterInnen (Stand: 31.12.2018) und erzielte im Geschäftsjahr 2017 einen Umsatz von 13,6 Milliarden Euro.

Compliance als Garant für den Erhalt gemeinsamer Werte.

Das mittelständisch geprägte Familienunternehmen hat eine besondere Firmenphilosophie, deren Werte es zu bewahren gilt. Gegenseitiges Vertrauen, Berechenbarkeit, Ehrlichkeit und Geradlinigkeit nach innen und außen sind Grundprinzipien, die in der Würth-Gruppe fest verankert sind. Dabei geht es nicht nur um die Einhaltung aller geltenden Regeln und Gesetze, sondern auch um eine entsprechende innere Haltung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ein wesentlicher Baustein für den nachhaltigen Unternehmenserfolg der Würth-Gruppe ist.

Im Hinblick auf zunehmend steigende Anforderungen an eine ComplianceOrganisation entschied sich Würth, die bereits bestehenden Compliance-Bausteine in einem gruppenweiten Compliance-Management-System (CMS) neu zu strukturieren und die Compliance-Organisation gleichzeitig deutlich zu stärken. Dabei sollte ein CMS ein-geführt werden, welches einerseits den Ansprüchen moderner Corporate Governance genügt und andererseits die Firmenkultur widerspiegelt.

Diese Rahmenbedingungen mündeten u. a. in den Anforderungen, dass das CMS vor allem ressourcenschonend, angemessen sowie unternehmens- und branchenspezifisch angepasst sein muss und sich zugleich am Standard ISO 19600 für Compliance-Management-Systeme orientiert.

Vorläuferprojekt für Tochtergesellschaft mit Modellcharakter.

Für einen Geschäftsbereich der Würth-Gruppe hatte Sponge (ehem. Idox Compliance) bereits früher Unterstützung beim Aufbau eines CMS geleistet. Aufbauend auf den guten Erfahrungen und Ergebnissen wählte Würth erneut Sponge für die umfassende Unterstützung bei der CMS-Einführung in der gesamten Gruppe – von der initialen Risikoanalyse bis hin zur Umsetzung von Trainings- und Kommunikationsmaßnahmen.

Die ISO 19600 im Blick.

Da sich das CMS von Würth an der ISO-Norm 19600 orientieren sollte, konzipierte Sponge ein Maßnahmenpaket, welches an den PDCA-Zyklus (Plan-Do-CheckAct) des Standards anknüpft.

Risikoanalyse.

Durch eine initiale Risikoanalyse wurde sichergestellt, dass die Compliance Maßnahmen die tatsächlichen Risiken bei Würth adressieren. Nach Durchleuchtung des rechtlichen und geschäftsspezifischen Umfelds durch erfahrene BeraterInnen von Sponge erfolgte eine Risikobefragung der Leiter von risikobehafteten Geschäftsbereichen. Anschließend erfolgte ein halbtägiger Vor-Ort-Workshop mit Know-how- und Entscheidungsträgern aus der Konzernleitung. Die Erkenntnisse mündeten schließlich in einem Risikobericht mit den identifizierten und  priorisierten Risiken. Diese bildeten auch die Basis für die Auswahl der entsprechenden Inhalte für das Compliance-Training.

Grundzüge der Compliance-Politik. 

Die grundsätzliche Ausrichtung, Ziele und Geltungsbereich des Würth-CMS wurden in der Compliance-Politik fixiert und einer Roadmap skizziert. Eng damit verbunden war die Beschreibung des grundsätzlichen Aufbaus der Compliance-Organisation, von Verantwortlichkeiten sowie Berichtspflichten und -wegen der betroffenen Akteure. Zusätzlich wurden Vorschläge für Reporting-Templates zur Verfügung gestellt und eine Zuwendungsrichtlinie entwickelt.

Kommunikation und Schulung. 

Würth verfolgte von Anfang an einen kommunikativen Ansatz. Mit Hilfe von Multiplikatoren sollte eine möglichst hohe Identifikation mit Compliance innerhalb der Gruppe erreicht werden. Sponge entwickelte ein entsprechendes Schulungskonzept für eine Compliance-Basisschulung sowie eine Präsentation mit Trainerleitfaden für künftige interne Schulungen.

"Compliance-Tag"

Für Compliance-Verantwortliche der Geschäftsbereiche und involvierte Führungskräfte wurde ein „Compliance-Tag“ als Kick-off durchgeführt. Hier wurden u. a. die Schulungsmaterialien präsentiert, die Multipli-katoren in deren Gebrauch eingewiesen, das CMS vorgestellt und der „Tone from the Top“ vermittelt.

Compliance-Trailer als weiteres zentrales Schulungselement. 

Ein vielseitig verwendbarer Animations-Videoclip im smartLesson-Format dient als Motivations- und Sensibilisierungsmaßnahme. Durch spezifische Anpassungen an Würth wird eine hohe Identifikation bei den MitarbeiterInnen erreicht.

Compliance E-Learning. 

Um das Thema Compliance in konstant hoher Qualität über die gesamte dezentrale Firmenstruktur auszurollen, wurden Lernprogramme aus dem Standardportfolio von Sponge genutzt. Ausgehend von den identifizierten Risiken wurden die entsprechenden Inhalte ausgewählt, wo notwendig angepasst und nicht benötigte Lektionen weggelassen.

Zusätzlich wurde in Zusammenarbeit mit Würth die individuelle Lektion „Compliance@Würth“ realisiert. Ausgehend von der werteorientierten Unternehmenskultur (inkl. Tone from the Top-Video mit Prof. Reinhold Würth) erhalten die Anwender einen Überblick über den Würth Code of Compliance, die Compliance-Organisation sowie über Wege zur Meldung von Verstößen.

Auf diese Weise konnte ohne großen Aufwand eine auf die Würth-spezifische Risikoexposition zugeschnittene Schulungskampagne umgesetzt werden. In acht Sprachen wurden dabei folgende Themen adressiert:

• Compliance-Grundlagen (inkl. der individuellen Lektion "Compliance@Würth")
• Schutz vor Korruption 
• Fairer Wettbewerb (Kartellrecht
• Informationssicherheit

Ausgerollt wurden die SCORM-kompatiblen Lernprogramme gestaffelt nach Gesellschaften, über ein separat von Würth angeschafftes Learning Management System.

Fazit: Best Practice bei der Compliance-Einführung.